Come gestisci in digitale gli ordini di officina nel negozio di bici?

In breve: in Klar-ID crei un ordine di officina per ogni riparazione. Contiene cliente, bici, lavori, ricambi e l’avanzamento attuale. Così il tuo team ha tutte le informazioni in un unico posto – dall’accettazione al ritiro.

Perché un ordine deve riunire tutto

In officina si accumulano molte cose. Un cliente porta la sua bici. Annoti il problema. Poi ti servono ricambi, prepari un preventivo e chiami il cliente. Se queste informazioni stanno su foglietti, nelle teste e in programmi diversi, qualcosa si perde facilmente.

Un ordine di officina digitale tiene tutto insieme. Tutto il team vede cosa c’è da fare e a che punto è il lavoro.

Le quattro fasi di un ordine

1. Accettazione: inserisci cliente e bici nell’ordine e annoti la richiesta. Se la bici è già nota, la ritrovi tramite i dati esistenti.
2. Preventivo: raccogli lavori e ricambi. Il cliente riceve un’offerta da approvare.
3. Riparazione: esegui il lavoro. Prelevi i ricambi dal magazzino o li ordini. Tieni aggiornato l’avanzamento.
4. Chiusura: avvisi il cliente quando la bici è pronta per il ritiro. Al ritiro chiudi l’ordine.

L’avanzamento a colpo d’occhio

Ogni ordine ha uno stato, per esempio «In lavorazione», «In attesa di ricambio» o «Da chiarire». Se manca ancora un ricambio, l’ordine mostra «In attesa di ricambio». Il tuo team può anche impostare lo stato da sé. Così al mattino sai subito quali bici sono pronte e quali aspettano.

Inserire i dati di cliente e bici una sola volta

Inserisci cliente e bici una sola volta. Per l’ordine successivo li selezioni semplicemente. I lavori conclusi restano collegati alla bici. Alla visita successiva vedi nello storico di servizio cosa è stato fatto l’ultima volta.

Chiarire bene i costi aggiuntivi

A volte solo durante la riparazione emerge che serve di più. Il cliente può accettare o rifiutare modifiche al preventivo, come costi aggiuntivi oltre il limite concordato. Così al ritiro non ci sono sorprese.

Per chi è adatto

Gli ordini di officina sono pensati per negozi di bici con officina propria: dal piccolo Bikeshop all’officina con più meccanici. Maggiori dettagli nella pagina Ordini di officina. Come sono collegati clienti e bici lo spiega l’articolo Clienti e schede bici.

Domande frequenti

Devo reinserire i dati di cliente e bici per ogni ordine?

No. Inserisci cliente e bici una sola volta, per esempio alla prima accettazione in officina. Per l’ordine di officina successivo li selezioni semplicemente e i dati sono nell’ordine senza nuova digitazione. I lavori conclusi restano collegati alla bici, così alla visita successiva hai subito davanti lo storico di servizio. Crei nuove bici una volta quando servono e le assegni al cliente.

Come vedo quali ordini aspettano ricambi?

Finché i ricambi necessari non sono arrivati, l’ordine mostra lo stato «In attesa di ricambio». Così vedi a colpo d’occhio quali bici sono pronte e quali aspettano. Altri stati sono per esempio «In lavorazione» o «Da chiarire»; il tuo team può anche impostare lo stato da sé. Ordini i ricambi mancanti tramite il carrello, e dopo l’entrata merci magazzino e ordini sono subito aggiornati.

Quanto costano gli ordini di officina in Klar-ID?

Gli ordini di officina fanno parte di Bikeshop e non costano nulla in più. Bikeshop costa CHF 29 / EUR 29 netti al mese. Sono inclusi ordini di officina, gestione clienti e bici, magazzino, ordini, preventivi, fatture e libro cassa. I primi 30 giorni sono gratuiti dopo aver completato interamente la registrazione e inserito un metodo di pagamento. Dopo, Bikeshop è disdicibile ogni mese. I servizi aggiuntivi come Kasse Cloud TSE, SoftPOS e Klari non sono inclusi e costano a parte. Tutti i dettagli nella pagina Prezzi.

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