Hoe beheer je werkplaatsorders digitaal in de fietsenwinkel?

Kort gezegd: in Klar-ID maak je voor elke reparatie een werkplaatsorder aan. Die bevat klant, fiets, werkzaamheden, onderdelen en de actuele voortgang. Zo heeft je team alle informatie op één plek – van intake tot ophalen.

Waarom een order alles moet samenbrengen

In een werkplaats komt veel samen. Een klant brengt zijn fiets. Je noteert het probleem. Daarna heb je onderdelen nodig, maak je een kosteninschatting en bel je de klant. Staat die informatie op briefjes, in hoofden en in verschillende programma’s, dan raakt er snel iets kwijt.

Een digitale werkplaatsorder houdt alles bij elkaar. Iedereen in het team ziet wat er moet gebeuren en hoe ver het werk is.

De vier stappen van een order

1. Intake: je voert klant en fiets in de order in en legt de vraag vast. Is de fiets al bekend, dan vind je hem terug via de bestaande gegevens.
2. Kosteninschatting: je stelt werkzaamheden en onderdelen samen. De klant krijgt een offerte ter goedkeuring.
3. Reparatie: je voert het werk uit. Onderdelen neem je uit de voorraad of bestel je. Je houdt de voortgang bij.
4. Afronding: je meldt de klant wanneer de fiets klaar is om op te halen. Bij het ophalen rond je de order af.

De voortgang in één oogopslag

Elke order heeft een status, bijvoorbeeld «In behandeling», «Wacht op onderdeel» of «Verduidelijking». Ontbreekt er nog een onderdeel, dan toont de order «Wacht op onderdeel». Je team kan de status ook zelf instellen. Zo weet je ’s ochtends meteen welke fietsen klaar zijn en welke wachten.

Klant- en fietsgegevens maar één keer invoeren

Klant en fiets voer je maar één keer in. Bij de volgende order kies je ze gewoon. Het afgeronde werk blijft aan de fiets gekoppeld. Bij het volgende bezoek zie je in de servicegeschiedenis wat de vorige keer is gedaan.

Meerkosten netjes afstemmen

Soms blijkt pas tijdens de reparatie dat er meer moet gebeuren. De klant kan wijzigingen aan de offerte goedkeuren of afwijzen, zoals meerkosten boven de afgesproken grens. Zo zijn er bij het ophalen geen verrassingen.

Voor wie het geschikt is

Werkplaatsorders zijn bedoeld voor fietsenwinkels met een eigen werkplaats: van de kleine fietsenwinkel tot de werkplaats met meerdere monteurs. Meer details op de pagina Werkplaatsorders. Hoe klanten en fietsen gekoppeld zijn, legt het artikel Klanten en fietsdossiers uit.

Veelgestelde vragen

Moet ik klant- en fietsgegevens bij elke order opnieuw invoeren?

Nee. Klant en fiets voer je één keer in, bijvoorbeeld bij de eerste werkplaatsintake. Bij de volgende werkplaatsorder kies je ze gewoon en staan de gegevens in de order zonder opnieuw te typen. Het afgeronde werk blijft aan de fiets gekoppeld, zodat je bij het volgende bezoek de servicegeschiedenis direct voor je hebt. Nieuwe fietsen maak je indien nodig één keer aan en wijs je toe aan de klant.

Hoe zie ik welke orders op onderdelen wachten?

Zolang de benodigde onderdelen er niet zijn, toont de order de status «Wacht op onderdeel». Zo zie je in één oogopslag welke fietsen klaar zijn en welke wachten. Andere statussen zijn bijvoorbeeld «In behandeling» of «Verduidelijking»; je team kan de status ook zelf instellen. Ontbrekende onderdelen bestel je via de winkelwagen, en na de goederenontvangst zijn voorraad en orders meteen bijgewerkt.

Wat kosten werkplaatsorders in Klar-ID?

Werkplaatsorders horen bij Bikeshop en kosten niets extra. Bikeshop kost CHF 29 / EUR 29 netto per maand. Inbegrepen zijn werkplaatsorders, klant- en fietsbeheer, voorraad, bestellen, offertes, facturen en kasboek. De eerste 30 dagen zijn gratis zodra je de registratie volledig hebt afgerond en een betaalmethode hebt toegevoegd. Daarna is Bikeshop maandelijks opzegbaar. Extra services zoals Kasse Cloud TSE, SoftPOS en Klari zijn niet inbegrepen en kosten extra. Alle details op de pagina Prijzen.

Nu starten

Probeer werkplaatsorders met je eigen bedrijf. Je registreert je zelf in de Klar-ID-app. Nu starten, prijzen bekijken of neem contact op voor een demo.