Veelgestelde vragen

Kort gezegd: hier vind je korte, eenvoudige antwoorden over Klar-ID – van de werkplaats via kassa en e-factuur tot Veloconnect. Elk antwoord verwijst naar een artikel in de blog en naar de bijbehorende functiepagina.

Basis

Wat is cloudsoftware en wat zijn de voordelen?

Cloudsoftware draait niet op een server in je winkel, maar bij de aanbieder op internet. Je opent Klar-ID in de browser en begint meteen te werken, zonder een programma te installeren. Voor jou betekent dat: geen lokale server, geen onderhoud voor installatie en updates en geen VPN om op afstand te werken. Je hebt alleen een apparaat met browser en een internetverbinding nodig – in de winkel, in de werkplaats of onderweg. Meer in het artikel Cloudsoftware uitgelegd en op de pagina Functies.

Kan ik Klar-ID gebruiken op telefoon, iPad en computer?

Ja, Klar-ID werkt op smartphone, iPad/tablet en computer. Je kiest het apparaat dat op dat moment past: de computer aan de toonbank, de tablet in de werkplaats of de smartphone om snel een order of artikel te checken. Omdat Klar-ID cloudgebaseerd is, heb je alleen een browser en een internetverbinding nodig, zonder lokale server of VPN. Meer in het artikel Klar-ID op telefoon, iPad en computer en op de pagina Functies.

Werkplaats

Wat is een werkplaatsorder?

Een werkplaatsorder is de digitale order voor een reparatie of onderhoudsbeurt. In Klar-ID brengt hij klant, fiets, werkzaamheden, onderdelen en voortgang samen op één plek. Hij doorloopt vier stappen: intake, offerte, reparatie en afronding. Je team ziet op elk moment de voortgang, bijvoorbeeld «In behandeling», «Wacht op onderdeel» of «Verduidelijking». Na het ophalen blijft het werk in de servicegeschiedenis van de fiets. Meer in het artikel Werkplaatsorders digitaal beheren en op de pagina Werkplaatsorders.

Hoe zie ik dat een order op een onderdeel wacht?

Aan de voortgang van de order: zolang een benodigd onderdeel ontbreekt, toont de werkplaatsorder «Wacht op onderdeel». Zo zie je ’s ochtends meteen welke fietsen klaar zijn en welke nog wachten. Je team kan de voortgang ook zelf instellen, bijvoorbeeld «In behandeling» of «Verduidelijking». Ontbrekende onderdelen zet je vanuit de order in het winkelwagen en bestel je bij de leverancier; de koppeling met de order blijft behouden. Meer op de pagina Werkplaatsorders.

Klanten en fietsen

Wat is een fietsdossier?

Het fietsdossier bevat de gegevens van een fiets: merk, model, framenummer en verdere voertuiggegevens. In Klar-ID is het gekoppeld aan de klant en de servicegeschiedenis. Elke afgeronde werkplaatsorder blijft bij de fiets, zodat je bij het volgende bezoek meteen ziet wat er de vorige keer is gedaan. Je vindt de fiets via de zoekfunctie op naam van de klant, merk, model of framenummer. Meer in het artikel Klanten en fietsen in beeld en op de pagina Klant- en fietsbeheer.

Kan een klant meerdere fietsen hebben?

Ja. Je koppelt zoveel fietsen aan een klant als je wilt, bijvoorbeeld het gezinswagenpark of een tweede fiets. Elke fiets heeft een eigen fietsdossier met merk, model en framenummer en een eigen servicegeschiedenis. Zo blijven de werkzaamheden netjes gescheiden en kies je in een nieuwe werkplaatsorder gewoon de juiste fiets. Meer op de pagina Klant- en fietsbeheer.

Offertes en facturen

Wat is een offerte?

Een offerte is een aanbod vóór de reparatie. In Klar-ID stel je in de werkplaatsorder de geplande werkzaamheden en onderdelen samen, en de klant krijgt het aanbod ter goedkeuring. Blijkt tijdens de reparatie dat er meer nodig is, dan kan de klant meerkosten boven de afgesproken grens goedkeuren of afwijzen. Na het werk maak je de factuur vanuit dezelfde order. Meer in het artikel Van offerte tot factuur en op de pagina Werkplaatsorders.

Moet ik alles opnieuw invoeren voor de factuur?

Nee. De factuur ontstaat direct uit de werkplaatsorder of de verkoop. Werkzaamheden en onderdelen die in de order staan, worden zonder nieuwe invoer gefactureerd. Je rondt de order af, maakt de factuur en legt de betaling vast. Inkomsten en uitgaven staan daarna in het kasboek en kun je exporteren voor je boekhouder en de administratie. Meer in het artikel Van offerte tot factuur en op de pagina Kassa en kasboek.

Voorraad

Wat betekenen Voorraad, Gereserveerd en Beschikbaar?

Dit zijn de drie hoeveelheden die Klar-ID voor elk artikel in de voorraad toont. Voorraad is wat er in het magazijn ligt. Gereserveerd is wat al apart is gelegd. Beschikbaar is wat nog vrij is. Daarnaast heeft elk artikel een status: «Beschikbaar», «Lage voorraad» of «Niet beschikbaar». In dezelfde lijst zie je ook de inkoopprijs netto en de verkoopprijs bruto. Meer in het artikel Voorraadbeheer en op de pagina Voorraadbeheer.

Overschrijft een CSV-import mijn voorraad?

Nee. De import via CSV of XLSX werkt bestaande artikelen bij via het artikelnummer, maar laat voorraad, gereserveerde hoeveelheid en verkoopprijs ongewijzigd. Vóór het overnemen toont een voorbeeld welke artikelen worden aangemaakt en welke worden bijgewerkt. Pas daarna neem je de gegevens over. Zo vul je artikellijsten aan zonder je getelde voorraad te verliezen. Meer op de pagina Voorraadbeheer.

Inkoop en Veloconnect

Wat is Veloconnect?

Veloconnect is een standaard voor gegevensuitwisseling tussen fietshandel en leveranciers. In Klar-ID gebruik je Veloconnect 1.4 bij deelnemende leveranciers voor het opvragen van artikelen, prijzen en beschikbaarheid, het doorsturen van bestellingen en Stock B2B. In plaats van voor elke leverancier het portaal te openen en bestellingen over te typen, controleer je artikel, prijs en beschikbaarheid direct vanuit het winkelwagen en verstuur je de bestelling van daaruit. Een bestelling wordt altijd door iemand uit je team geplaatst. Meer in het artikel Wat is Veloconnect? en op de pagina Integraties.

Worden bestellingen automatisch geplaatst?

Nee. Een bestelling wordt altijd door iemand uit je team geplaatst – zo houd je de controle over hoeveelheden en kosten. Klar-ID verzamelt de behoefte uit orders en verkopen in het winkelwagen, gesorteerd per leverancier. Jij controleert het winkelwagen en plaatst de bestelling, bij deelnemende leveranciers direct via Veloconnect. Levert een leverancier maar een deel, dan blijft de resthoeveelheid op de oorspronkelijke bestelling staan; er wordt niets automatisch nabesteld. Meer in het artikel Onderdelen bestellen bij leveranciers en op de pagina Bestellen en inkoop.

Kassa

Wat is een kasboek?

Een kasboek is de lijst van je inkomsten en uitgaven, van de verkochte binnenband tot de uitgave voor werkplaatsmateriaal. In Klar-ID zit het kasboek in Bikeshop en werkt het zonder externe fiscalisering. Je rondt een order of verkoop af, maakt de factuur en legt de betaling vast; daarmee staat de boeking in het kasboek. De gegevens kun je exporteren voor je boekhouder en de administratie. Meer in het artikel Het kasboek in de fietsenwinkel en op de pagina Kassa en kasboek.

Wat zijn Kasse Cloud TSE en SoftPOS?

Dat zijn twee extra services om direct in de winkel af te rekenen. Kasse Cloud TSE biedt kassafuncties met fiscalisering via een cloud-TSE en kost CHF 15 / EUR 15 netto per maand. SoftPOS maakt van je smartphone een betaalterminal voor contactloze betalingen; de prijs krijg je op aanvraag. Beide zijn bedoeld voor Bikeshops in Zwitserland, Duitsland en Oostenrijk; we bespreken met je welke functies in jouw land inbegrepen zijn. Meer op de pagina Kassa en kasboek.

Wat is een TSE?

TSE is de Duitse afkorting voor een technische beveiligingsvoorziening. Ze beveiligt de gegevens van een kassa, zodat later na te gaan is wat wanneer is geboekt; in Duitsland hoort ze bij de fiscalisering van kassa’s. Er bestaat een TSE als apparaat, bijvoorbeeld als module aan de kassa, of als cloud-TSE, waarbij de beveiliging online gebeurt. In Klar-ID reken je met fiscalisering af via de extra service Kasse Cloud TSE (CHF 15 / EUR 15 netto per maand); het kasboek in Bikeshop werkt zonder externe fiscalisering. Meer in het artikel Wat is een cloud-TSE? en op de pagina Kassa en kasboek.

E-factuur

Wat is een e-factuur?

Een e-factuur is een factuur in een vast, machineleesbaar formaat dat een programma direct kan inlezen. Anders dan bij een pdf staan afzender, ontvanger, regels en bedragen in een vaste structuur, zodat niemand ze hoeft over te typen. Klar-ID maakt en ontvangt e-facturen in de formaten XRechnung en ZUGFeRD, gebaseerd op de Europese norm EN 16931. Je factuur maak je zoals gewoonlijk vanuit de order of verkoop. Meer in het artikel Wat is een e-factuur? en op de pagina Integraties.

Communicatie en afspraken

Hoe hoort de klant dat zijn fiets klaar is?

Je meldt het de klant direct vanuit de werkplaatsorder zodra de fiets klaar is om op te halen. Omdat de communicatie aan de order hangt, ziet iedereen in het team wat met de klant is afgesproken. De klant keurt ook offertes en meerkosten goed via de order. Zo bespaar je vragen als «Is mijn fiets klaar?» en telefoontjes midden in het werk. Bij het ophalen rond je de order af. Meer in het artikel Klanten op de hoogte houden en op de pagina Werkplaatsorders.

Moeten mijn klanten bellen voor een afspraak?

Nee. Met online afspraken zien je klanten welke tijden vrij zijn en kiezen ze zelf een afspraak voor onderhoud of reparatie – zonder te bellen en zonder heen-en-weer berichten. Afspraak en fiets hangen daarna direct aan de werkplaatsorder, zodat je meteen ziet wat eraan komt. Dat betekent minder vragen en minder telefoon als je beide handen onder de fiets hebt. Meer in het artikel Klanten op de hoogte houden en op de pagina Online afspraken.

Klari en belastingmap

Wat is de belastingmap?

De belastingmap is een onderdeel van Klari, het digitale documentarchief van Klar-ID. Daar verzamel je bonnen van inkomsten en uitgaven per periode en documenttype en zie je een maand- en jaaroverzicht van de documenten. Zo zie je ontbrekende documenten makkelijker en stel je de stukken voor administratie en belastingadvies in één keer beschikbaar. Klari is een aparte, betaalde extra service, prijzen op aanvraag. Meer in het artikel Wat is de belastingmap? en op de pagina Klari.

Wat is GoBD?

GoBD is een Duitse afkorting voor regels over digitale boekhouding en het bewaren van documenten. In Zwitserland heet de vergelijkbare basis GeBüV, in Oostenrijk BAO. Met het bonnenarchief in Klari archiveer je facturen en bonnen voor deze drie landen overzichtelijk en vind je ze snel terug. Welke verplichtingen voor je Bikeshop gelden, stem je af met je belastingadviseur; Klar-ID vervangt geen belasting- of juridisch advies. Meer in het artikel Wat is GoBD? en op de pagina Klari.

Prijzen

Wat kost Bikeshop?

Bikeshop kost CHF 29 / EUR 29 netto per maand. Inbegrepen zijn werkplaatsorders, klant- en fietsbeheer, voorraad, bestellen, offertes, facturen en kasboek. De eerste 30 dagen zijn gratis zodra je de registratie volledig hebt afgerond en een betaalmethode hebt toegevoegd. Daarna is Bikeshop maandelijks opzegbaar. Extra services zoals Kasse Cloud TSE, SoftPOS en Klari zijn niet inbegrepen en kosten extra. Alle details op de pagina Prijzen.