Questions fréquentes

En bref : vous trouvez ici des réponses courtes et simples sur Klar-ID – de l’atelier à la caisse et à la facture électronique, jusqu’à Veloconnect. Chaque réponse renvoie à un article du blog et à la page de fonction correspondante.

Les bases

Qu’est-ce qu’un logiciel basé sur le cloud et quels sont ses avantages ?

Un logiciel basé sur le cloud ne tourne pas sur un serveur dans votre magasin, mais chez le fournisseur, sur internet. Vous ouvrez Klar-ID dans le navigateur et commencez à travailler tout de suite, sans installer de programme. Pour vous, cela signifie : pas de serveur local, pas de maintenance pour l’installation et l’entretien, et pas de VPN pour travailler à distance. Il vous faut seulement un appareil avec navigateur et une connexion internet – au magasin, à l’atelier ou en déplacement. Plus d’infos dans l’article Le logiciel basé sur le cloud expliqué et sur la page Fonctions.

Puis-je utiliser Klar-ID sur téléphone, iPad et ordinateur ?

Oui, Klar-ID fonctionne sur smartphone, iPad/tablette et ordinateur. Vous choisissez l’appareil qui convient au moment : l’ordinateur au comptoir, la tablette à l’atelier ou le smartphone pour vérifier rapidement un ordre ou un article. Comme Klar-ID est basé sur le cloud, il vous faut seulement un navigateur et une connexion internet, sans serveur local ni VPN. Plus d’infos dans l’article Klar-ID sur téléphone, iPad et ordinateur et sur la page Fonctions.

Atelier

Qu’est-ce qu’un ordre d’atelier ?

Un ordre d’atelier est l’ordre numérique pour une réparation ou un entretien. Dans Klar-ID, il réunit client, vélo, travaux, pièces détachées et avancement au même endroit. Il passe par quatre étapes : réception, devis, réparation et clôture. Votre équipe voit l’avancement à tout moment, par exemple «En cours», «En attente de pièce» ou «À clarifier». Après le retrait, le travail reste dans l’historique d’entretien du vélo. Plus d’infos dans l’article Gérer les ordres d’atelier en numérique et sur la page Ordres d’atelier.

Comment voir qu’un ordre attend une pièce ?

Grâce à l’avancement de l’ordre : tant qu’une pièce nécessaire manque, l’ordre d’atelier affiche «En attente de pièce». Le matin, vous voyez ainsi tout de suite quels vélos sont prêts et lesquels attendent encore. Votre équipe peut aussi définir l’avancement elle-même, par exemple «En cours» ou «À clarifier». Vous ajoutez les pièces manquantes au panier depuis l’ordre et les commandez chez le fournisseur ; le lien avec l’ordre est conservé. Plus d’infos sur la page Ordres d’atelier.

Clients et vélos

Qu’est-ce qu’une fiche vélo ?

La fiche vélo contient les données d’un vélo : marque, modèle, numéro de cadre et autres données du véhicule. Dans Klar-ID, elle est liée au client et à l’historique d’entretien. Chaque ordre d’atelier terminé reste rattaché au vélo, si bien qu’à la visite suivante vous voyez tout de suite ce qui a été fait la dernière fois. Vous trouvez le vélo en cherchant le nom du client, la marque, le modèle ou le numéro de cadre. Plus d’infos dans l’article Clients et vélos en un coup d’œil et sur la page Gestion des clients et des vélos.

Un client peut-il avoir plusieurs vélos ?

Oui. Vous attribuez à un client autant de vélos que vous voulez, par exemple la flotte familiale ou un deuxième vélo. Chaque vélo a sa propre fiche avec marque, modèle et numéro de cadre, et son propre historique d’entretien. Les travaux restent ainsi bien séparés, et dans un nouvel ordre d’atelier vous choisissez simplement le bon vélo. Plus d’infos sur la page Gestion des clients et des vélos.

Devis et factures

Qu’est-ce qu’un devis ?

Un devis est une offre avant la réparation. Dans Klar-ID, vous rassemblez dans l’ordre d’atelier les travaux et pièces prévus, et le client reçoit l’offre pour validation. Si la réparation montre qu’il y a plus à faire, le client peut accepter ou refuser les surcoûts au-delà du cadre convenu. Après le travail, vous créez la facture à partir du même ordre. Plus d’infos dans l’article Du devis à la facture et sur la page Ordres d’atelier.

Dois-je tout ressaisir pour la facture ?

Non. La facture est créée directement à partir de l’ordre d’atelier ou de la vente. Les travaux et pièces figurant dans l’ordre sont facturés sans nouvelle saisie. Vous clôturez l’ordre, créez la facture et enregistrez le paiement. Les recettes et dépenses figurent ensuite dans le livre de caisse et peuvent être exportées pour votre fiduciaire et la comptabilité. Plus d’infos dans l’article Du devis à la facture et sur la page Caisse et livre de caisse.

Stock

Que signifient Stock, Réservé et Disponible ?

Ce sont les trois quantités que Klar-ID affiche pour chaque article en stock. Le stock est ce qui se trouve en magasin. Réservé est ce qui est déjà mis de côté. Disponible est ce qui reste libre. En plus, chaque article a un statut : «Disponible», «Stock faible» ou «Non disponible». Dans la même liste, vous voyez aussi le prix d’achat HT et le prix de vente TTC. Plus d’infos dans l’article Gestion de stock et sur la page Gestion de stock.

Un import CSV écrase-t-il mon stock ?

Non. L’import par CSV ou XLSX met à jour les articles existants via le numéro d’article, mais laisse inchangés le stock, la quantité réservée et le prix de vente. Avant la reprise, un aperçu vous montre quels articles seront créés et lesquels seront mis à jour. Ce n’est qu’ensuite que vous reprenez les données. Vous pouvez ainsi compléter vos listes d’articles sans perdre votre stock compté. Plus d’infos sur la page Gestion de stock.

Achats et Veloconnect

Qu’est-ce que Veloconnect ?

Veloconnect est un standard d’échange de données entre le commerce du vélo et les fournisseurs. Dans Klar-ID, vous utilisez Veloconnect 1.4 avec les fournisseurs participants pour la consultation d’articles, de prix et de disponibilités, la transmission des commandes et le Stock B2B. Au lieu d’ouvrir le portail de chaque fournisseur et de recopier les commandes, vous vérifiez article, prix et disponibilité directement depuis le panier et envoyez la commande de là. Une commande est toujours déclenchée par une personne de votre équipe. Plus d’infos dans l’article Qu’est-ce que Veloconnect ? et sur la page Intégrations.

Les commandes sont-elles déclenchées automatiquement ?

Non. Une commande est toujours déclenchée par une personne de votre équipe – vous gardez ainsi le contrôle des quantités et des coûts. Klar-ID rassemble les besoins issus des ordres et des ventes dans le panier, triés par fournisseur. Vous vérifiez le panier et déclenchez la commande, directement via Veloconnect chez les fournisseurs participants. Si un fournisseur ne livre qu’une partie, la quantité restante reste sur la commande d’origine ; rien n’est recommandé automatiquement. Plus d’infos dans l’article Commander des pièces chez les fournisseurs et sur la page Commandes et achats.

Caisse

Qu’est-ce qu’un livre de caisse ?

Un livre de caisse est la liste de vos recettes et dépenses, de la chambre à air vendue à la dépense pour le matériel d’atelier. Dans Klar-ID, le livre de caisse est inclus dans Bikeshop et fonctionne sans fiscalisation externe. Vous clôturez un ordre ou une vente, créez la facture et enregistrez le paiement ; le mouvement figure alors dans le livre de caisse. Vous pouvez exporter les données pour votre fiduciaire et la comptabilité. Plus d’infos dans l’article Le livre de caisse au magasin de vélos et sur la page Caisse et livre de caisse.

Que sont Kasse Cloud TSE et SoftPOS ?

Ce sont deux services complémentaires pour encaisser directement au magasin. Kasse Cloud TSE offre des fonctions de caisse avec fiscalisation via une TSE cloud et coûte CHF 15 / EUR 15 HT par mois. SoftPOS transforme votre smartphone en terminal de paiement pour les paiements sans contact ; le prix est communiqué sur demande. Les deux s’adressent aux Bikeshops en Suisse, en Allemagne et en Autriche ; nous voyons avec vous quelles fonctions sont comprises dans votre pays. Plus d’infos sur la page Caisse et livre de caisse.

Qu’est-ce qu’une TSE ?

TSE est l’abréviation allemande d’un dispositif technique de sécurité. Elle sécurise les données d’une caisse afin que l’on puisse retracer plus tard ce qui a été enregistré et quand ; en Allemagne, elle fait partie de la fiscalisation des caisses. Elle existe sous forme d’appareil, par exemple un module sur la caisse, ou de TSE cloud, où la sécurisation se fait en ligne. Dans Klar-ID, vous encaissez avec fiscalisation grâce au service complémentaire Kasse Cloud TSE (CHF 15 / EUR 15 HT par mois) ; le livre de caisse de Bikeshop fonctionne sans fiscalisation externe. Plus d’infos dans l’article Qu’est-ce qu’une TSE cloud ? et sur la page Caisse et livre de caisse.

Facture électronique

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Une facture électronique est une facture dans un format fixe et lisible par machine, qu’un programme peut importer directement. Contrairement à un PDF, l’expéditeur, le destinataire, les positions et les montants sont dans une structure fixe : personne ne doit les recopier. Klar-ID crée et reçoit des factures électroniques aux formats XRechnung et ZUGFeRD, basés sur la norme européenne EN 16931. Vous rédigez votre facture comme d’habitude à partir de l’ordre ou de la vente. Plus d’infos dans l’article Qu’est-ce qu’une facture électronique ? et sur la page Intégrations.

Communication et rendez-vous

Comment le client apprend-il que son vélo est prêt ?

Vous avertissez le client directement depuis l’ordre d’atelier dès que le vélo est prêt à être retiré. Comme la communication est rattachée à l’ordre, toute l’équipe voit ce qui a été convenu avec le client. Le client valide aussi les devis et les surcoûts via l’ordre. Cela évite des questions comme «Mon vélo est-il prêt ?» et des appels en plein travail. Au retrait, vous clôturez l’ordre. Plus d’infos dans l’article Informer les clients et sur la page Ordres d’atelier.

Mes clients doivent-ils appeler pour un rendez-vous ?

Non. Avec la prise de rendez-vous, vos clients voient quels créneaux sont libres et choisissent eux-mêmes un rendez-vous pour un entretien ou une réparation – sans appel ni échange de messages. Le rendez-vous et le vélo sont ensuite rattachés directement à l’ordre d’atelier, et vous voyez tout de suite ce qui arrive. Cela signifie moins de questions et moins de téléphone quand vous avez les deux mains sous le vélo. Plus d’infos dans l’article Informer les clients et sur la page Prise de rendez-vous.

Klari et dossier fiscal

Qu’est-ce que le dossier fiscal ?

Le dossier fiscal est un espace de Klari, l’archive numérique de documents de Klar-ID. Vous y rassemblez les justificatifs de recettes et de dépenses par période et type de document et voyez un aperçu mensuel et annuel des documents. Vous repérez ainsi plus facilement les documents manquants et mettez à disposition en une fois les pièces pour la comptabilité et le conseil fiscal. Klari est un service complémentaire indépendant et payant, prix sur demande. Plus d’infos dans l’article Qu’est-ce que le dossier fiscal ? et sur la page Klari.

Qu’est-ce que la GoBD ?

GoBD est une abréviation allemande désignant les règles de comptabilité numérique et de conservation des documents. En Suisse, la base comparable s’appelle GeBüV (Olico), en Autriche BAO. Avec l’archive des justificatifs de Klari, vous classez factures et justificatifs pour ces trois pays de manière ordonnée et les retrouvez rapidement. Les obligations qui s’appliquent à votre Bikeshop sont à clarifier avec votre conseiller fiscal ; Klar-ID ne remplace pas un conseil fiscal ou juridique. Plus d’infos dans l’article Qu’est-ce que la GoBD ? et sur la page Klari.

Prix

Combien coûte Bikeshop ?

Bikeshop coûte CHF 29 / EUR 29 HT par mois. Sont inclus les ordres d’atelier, la gestion des clients et des vélos, le stock, les commandes, les devis, les factures et le livre de caisse. Les 30 premiers jours sont gratuits une fois l’inscription entièrement complétée et un moyen de paiement enregistré. Ensuite, Bikeshop peut être résilié chaque mois. Les services complémentaires comme Kasse Cloud TSE, SoftPOS et Klari ne sont pas inclus et sont facturés en plus. Tous les détails sur la page Tarifs.