Domande frequenti

In breve: qui trovi risposte brevi e semplici su Klar-ID – dall’officina alla cassa e alla fattura elettronica fino a Veloconnect. Ogni risposta rimanda a un articolo del blog e alla pagina della funzione corrispondente.

Le basi

Che cos’è un software basato sul cloud e quali vantaggi offre?

Un software basato sul cloud non gira su un server nel tuo negozio, ma presso il fornitore, su internet. Apri Klar-ID nel browser e inizi subito a lavorare, senza installare programmi. Per te significa: nessun server locale, nessuna manutenzione per installazione e aggiornamenti e nessuna VPN per lavorare da remoto. Ti servono solo un dispositivo con browser e una connessione internet – in negozio, in officina o in giro. Maggiori dettagli nell’articolo Il software basato sul cloud spiegato e nella pagina Funzioni.

Posso usare Klar-ID su telefono, iPad e computer?

Sì, Klar-ID funziona su smartphone, iPad/tablet e computer. Scegli il dispositivo adatto al momento: il computer al banco, il tablet in officina o lo smartphone per controllare velocemente un ordine o un articolo. Poiché Klar-ID è basato sul cloud, ti servono solo un browser e una connessione internet, senza server locale né VPN. Maggiori dettagli nell’articolo Klar-ID su telefono, iPad e computer e nella pagina Funzioni.

Officina

Che cos’è un ordine di officina?

Un ordine di officina è l’ordine digitale per una riparazione o un servizio. In Klar-ID riunisce cliente, bici, lavori, ricambi e avanzamento in un unico posto. Passa per quattro fasi: accettazione, preventivo, riparazione e chiusura. Il tuo team vede in ogni momento l’avanzamento, per esempio «In lavorazione», «In attesa di ricambio» o «Da chiarire». Dopo il ritiro il lavoro resta nello storico di servizio della bici. Maggiori dettagli nell’articolo Gestire gli ordini di officina in digitale e nella pagina Ordini di officina.

Come vedo che un ordine aspetta un ricambio?

Dall’avanzamento dell’ordine: finché manca un ricambio necessario, l’ordine di officina mostra «In attesa di ricambio». Così al mattino vedi subito quali bici sono pronte e quali aspettano ancora. Il tuo team può anche impostare l’avanzamento da sé, per esempio «In lavorazione» o «Da chiarire». I ricambi mancanti li metti nel carrello direttamente dall’ordine e li ordini al fornitore; il legame con l’ordine resta. Maggiori dettagli nella pagina Ordini di officina.

Clienti e bici

Che cos’è una scheda bici?

La scheda bici contiene i dati di una bici: marca, modello, numero di telaio e altri dati del veicolo. In Klar-ID è collegata al cliente e allo storico di servizio. Ogni ordine di officina concluso resta associato alla bici, così alla visita successiva vedi subito cosa è stato fatto l’ultima volta. Trovi la bici cercando per nome del cliente, marca, modello o numero di telaio. Maggiori dettagli nell’articolo Clienti e bici sotto controllo e nella pagina Gestione clienti e bici.

Un cliente può avere più bici?

Sì. A un cliente assegni tutte le bici che vuoi, per esempio la flotta di famiglia o una seconda bici. Ogni bici ha la sua scheda con marca, modello e numero di telaio e il suo storico di servizio. Così i lavori restano ben separati e in un nuovo ordine di officina scegli semplicemente la bici giusta. Maggiori dettagli nella pagina Gestione clienti e bici.

Preventivi e fatture

Che cos’è un preventivo?

Un preventivo è un’offerta prima della riparazione. In Klar-ID raccogli nell’ordine di officina i lavori e i ricambi previsti, e il cliente riceve l’offerta da approvare. Se durante la riparazione emerge che serve di più, il cliente può accettare o rifiutare i costi aggiuntivi oltre il limite concordato. Dopo il lavoro crei la fattura dallo stesso ordine. Maggiori dettagli nell’articolo Dal preventivo alla fattura e nella pagina Ordini di officina.

Devo reinserire tutto per la fattura?

No. La fattura nasce direttamente dall’ordine di officina o dalla vendita. Lavori e ricambi presenti nell’ordine vengono fatturati senza nuova digitazione. Chiudi l’ordine, crei la fattura e registri il pagamento. Entrate e uscite finiscono poi nel libro cassa e puoi esportarle per il tuo fiduciario e la contabilità. Maggiori dettagli nell’articolo Dal preventivo alla fattura e nella pagina Cassa e libro cassa.

Magazzino

Cosa significano Giacenza, Riservato e Disponibile?

Sono le tre quantità che Klar-ID mostra per ogni articolo a magazzino. La giacenza è ciò che c’è a magazzino. Riservato è ciò che è già messo da parte. Disponibile è ciò che resta libero. Inoltre ogni articolo ha uno stato: «Disponibile», «Scorta bassa» o «Non disponibile». Nella stessa lista vedi anche il prezzo d’acquisto netto e il prezzo di vendita lordo. Maggiori dettagli nell’articolo Gestione del magazzino e nella pagina Gestione del magazzino.

Un import CSV sovrascrive la mia giacenza?

No. L’import tramite CSV o XLSX aggiorna gli articoli esistenti tramite il numero articolo, ma lascia invariati giacenza, quantità riservata e prezzo di vendita. Prima di applicare, un’anteprima ti mostra quali articoli verranno creati e quali aggiornati. Solo dopo applichi i dati. Così puoi ampliare le liste articoli senza perdere la giacenza contata. Maggiori dettagli nella pagina Gestione del magazzino.

Acquisti e Veloconnect

Che cos’è Veloconnect?

Veloconnect è uno standard per lo scambio di dati tra commercio di biciclette e fornitori. In Klar-ID usi Veloconnect 1.4 con i fornitori partecipanti per la consultazione di articoli, prezzi e disponibilità, la trasmissione degli ordini e lo Stock B2B. Invece di aprire il portale di ogni fornitore e ricopiare gli ordini, controlli articolo, prezzo e disponibilità direttamente dal carrello e invii l’ordine da lì. Un ordine viene sempre avviato da una persona del tuo team. Maggiori dettagli nell’articolo Che cos’è Veloconnect? e nella pagina Integrazioni.

Gli ordini partono automaticamente?

No. Un ordine viene sempre avviato da una persona del tuo team – così mantieni il controllo su quantità e costi. Klar-ID raccoglie il fabbisogno da ordini e vendite nel carrello, ordinato per fornitore. Controlli il carrello e avvii l’ordine, direttamente tramite Veloconnect con i fornitori partecipanti. Se un fornitore consegna solo in parte, la quantità restante rimane sull’ordine originale; nulla viene riordinato automaticamente. Maggiori dettagli nell’articolo Ordinare ricambi dai fornitori e nella pagina Ordini e acquisti.

Cassa

Che cos’è un libro cassa?

Un libro cassa è l’elenco delle tue entrate e uscite, dalla camera d’aria venduta alla spesa per il materiale d’officina. In Klar-ID il libro cassa è incluso in Bikeshop e funziona senza fiscalizzazione esterna. Chiudi un ordine o una vendita, crei la fattura e registri il pagamento; il movimento finisce così nel libro cassa. Puoi esportare i dati per il tuo fiduciario e la contabilità. Maggiori dettagli nell’articolo Il libro cassa nel negozio di bici e nella pagina Cassa e libro cassa.

Che cosa sono Kasse Cloud TSE e SoftPOS?

Sono due servizi aggiuntivi per incassare direttamente in negozio. Kasse Cloud TSE offre funzioni di cassa con fiscalizzazione tramite una TSE cloud e costa CHF 15 / EUR 15 netti al mese. SoftPOS trasforma il tuo smartphone in un terminale di pagamento per pagamenti contactless; il prezzo è disponibile su richiesta. Entrambi si rivolgono ai Bikeshop in Svizzera, Germania e Austria; verifichiamo con te quali funzioni sono comprese nel tuo paese. Maggiori dettagli nella pagina Cassa e libro cassa.

Che cos’è una TSE?

TSE è l’abbreviazione tedesca di un dispositivo tecnico di sicurezza. Protegge i dati di una cassa, così in seguito si può ricostruire cosa è stato registrato e quando; in Germania fa parte della fiscalizzazione delle casse. Esiste come dispositivo, per esempio un modulo sulla cassa, o come TSE cloud, dove la protezione avviene online. In Klar-ID incassi con fiscalizzazione tramite il servizio aggiuntivo Kasse Cloud TSE (CHF 15 / EUR 15 netti al mese); il libro cassa di Bikeshop funziona senza fiscalizzazione esterna. Maggiori dettagli nell’articolo Che cos’è una TSE cloud? e nella pagina Cassa e libro cassa.

Fattura elettronica

Che cos’è una fattura elettronica?

Una fattura elettronica è una fattura in un formato fisso e leggibile dalle macchine, che un programma può importare direttamente. A differenza di un PDF, mittente, destinatario, posizioni e importi sono in una struttura fissa: nessuno deve ricopiarli. Klar-ID crea e riceve fatture elettroniche nei formati XRechnung e ZUGFeRD, basati sulla norma europea EN 16931. Scrivi la tua fattura come al solito dall’ordine o dalla vendita. Maggiori dettagli nell’articolo Che cos’è una fattura elettronica? e nella pagina Integrazioni.

Comunicazione e appuntamenti

Come viene a sapere il cliente che la sua bici è pronta?

Avvisi il cliente direttamente dall’ordine di officina non appena la bici è pronta per il ritiro. Poiché la comunicazione è legata all’ordine, tutto il team vede cosa è stato concordato con il cliente. Il cliente approva anche preventivi e costi aggiuntivi tramite l’ordine. Così risparmi domande come «La mia bici è pronta?» e telefonate in mezzo al lavoro. Al ritiro chiudi l’ordine. Maggiori dettagli nell’articolo Tenere informati i clienti e nella pagina Ordini di officina.

I miei clienti devono telefonare per un appuntamento?

No. Con la prenotazione appuntamenti i tuoi clienti vedono quali orari sono liberi e scelgono da soli un appuntamento per servizio o riparazione – senza telefonate né scambi di messaggi. Appuntamento e bici sono poi collegati direttamente all’ordine di officina e vedi subito cosa arriva. Significa meno domande e meno telefono quando hai entrambe le mani sotto la bici. Maggiori dettagli nell’articolo Tenere informati i clienti e nella pagina Prenotazione appuntamenti.

Klari e cartella fiscale

Che cos’è la cartella fiscale?

La cartella fiscale è un’area di Klari, l’archivio digitale dei documenti di Klar-ID. Lì raccogli i giustificativi di entrate e uscite per periodo e tipo di documento e vedi una panoramica mensile e annuale dei documenti. Così riconosci più facilmente i documenti mancanti e metti a disposizione in una volta sola i documenti per contabilità e consulenza fiscale. Klari è un servizio aggiuntivo autonomo e a pagamento, prezzi su richiesta. Maggiori dettagli nell’articolo Che cos’è la cartella fiscale? e nella pagina Klari.

Che cos’è la GoBD?

GoBD è un’abbreviazione tedesca per le regole sulla contabilità digitale e sulla conservazione dei documenti. In Svizzera la base comparabile si chiama GeBüV (OLC), in Austria BAO. Con l’archivio giustificativi di Klari archivi fatture e giustificativi per questi tre paesi in modo ordinato e li ritrovi rapidamente. Quali obblighi valgano per il tuo Bikeshop lo chiarisci con il tuo consulente fiscale; Klar-ID non sostituisce una consulenza fiscale o legale. Maggiori dettagli nell’articolo Che cos’è la GoBD? e nella pagina Klari.

Prezzi

Quanto costa Bikeshop?

Bikeshop costa CHF 29 / EUR 29 netti al mese. Sono inclusi ordini di officina, gestione clienti e bici, magazzino, ordini, preventivi, fatture e libro cassa. I primi 30 giorni sono gratuiti dopo aver completato interamente la registrazione e inserito un metodo di pagamento. Dopo, Bikeshop è disdicibile ogni mese. I servizi aggiuntivi come Kasse Cloud TSE, SoftPOS e Klari non sono inclusi e costano a parte. Tutti i dettagli nella pagina Prezzi.