Comment gérer les ordres d’atelier en numérique au magasin de vélos ?

En bref : dans Klar-ID, vous créez un ordre d’atelier pour chaque réparation. Il contient client, vélo, travaux, pièces détachées et l’avancement actuel. Votre équipe a ainsi toutes les informations au même endroit – de la réception au retrait.

Pourquoi un ordre doit tout réunir

Beaucoup de choses se rejoignent à l’atelier. Un client apporte son vélo. Vous notez le problème. Ensuite, il vous faut des pièces, vous préparez un devis et appelez le client. Si ces informations sont sur des bouts de papier, dans les têtes et dans différents programmes, quelque chose se perd facilement.

Un ordre d’atelier numérique garde tout ensemble. Toute l’équipe voit ce qu’il faut faire et où en est le travail.

Les quatre étapes d’un ordre

1. Réception : vous saisissez client et vélo dans l’ordre et notez la demande. Si le vélo est déjà connu, vous le retrouvez via les données existantes.
2. Devis : vous rassemblez travaux et pièces. Le client reçoit une offre à valider.
3. Réparation : vous effectuez le travail. Vous prélevez les pièces dans le stock ou les commandez. Vous tenez l’avancement à jour.
4. Clôture : vous avertissez le client quand le vélo est prêt à être retiré. Au retrait, vous clôturez l’ordre.

L’avancement d’un coup d’œil

Chaque ordre a un statut, par exemple «En cours», «En attente de pièce» ou «À clarifier». Si une pièce manque encore, l’ordre affiche «En attente de pièce». Votre équipe peut aussi définir le statut elle-même. Le matin, vous savez ainsi tout de suite quels vélos sont prêts et lesquels attendent.

Saisir une seule fois les données client et vélo

Vous saisissez client et vélo une seule fois. Pour l’ordre suivant, vous les sélectionnez simplement. Les travaux terminés restent liés au vélo. À la visite suivante, vous voyez dans l’historique d’entretien ce qui a été fait la dernière fois.

Clarifier proprement les surcoûts

Parfois, ce n’est qu’en cours de réparation qu’il apparaît qu’il y a plus à faire. Le client peut accepter ou refuser les modifications du devis, comme des surcoûts au-delà du cadre convenu. Il n’y a ainsi pas de surprise au retrait.

Pour qui

Les ordres d’atelier sont conçus pour les magasins de vélos avec leur propre atelier : du petit Bikeshop à l’atelier avec plusieurs mécaniciens. Plus de détails sur la page Ordres d’atelier. L’article Clients et fiches vélo explique comment clients et vélos sont liés.

Questions fréquentes

Dois-je ressaisir les données client et vélo pour chaque ordre ?

Non. Vous saisissez client et vélo une seule fois, par exemple à la première réception à l’atelier. Pour l’ordre d’atelier suivant, vous les sélectionnez simplement, et les données figurent dans l’ordre sans nouvelle saisie. Les travaux terminés restent liés au vélo, si bien qu’à la visite suivante vous avez l’historique d’entretien sous les yeux. Vous créez de nouveaux vélos une fois au besoin et les attribuez au client.

Comment voir quels ordres attendent des pièces ?

Tant que les pièces nécessaires ne sont pas arrivées, l’ordre affiche le statut «En attente de pièce». Vous voyez ainsi d’un coup d’œil quels vélos sont prêts et lesquels attendent. D’autres statuts sont par exemple «En cours» ou «À clarifier» ; votre équipe peut aussi définir le statut elle-même. Vous commandez les pièces manquantes via le panier, et après la réception des marchandises, stock et ordres sont immédiatement à jour.

Combien coûtent les ordres d’atelier dans Klar-ID ?

Les ordres d’atelier font partie de Bikeshop et ne coûtent rien de plus. Bikeshop coûte CHF 29 / EUR 29 HT par mois. Sont inclus les ordres d’atelier, la gestion des clients et des vélos, le stock, les commandes, les devis, les factures et le livre de caisse. Les 30 premiers jours sont gratuits une fois l’inscription entièrement complétée et un moyen de paiement enregistré. Ensuite, Bikeshop peut être résilié chaque mois. Les services complémentaires comme Kasse Cloud TSE, SoftPOS et Klari ne sont pas inclus et sont facturés en plus. Tous les détails sur la page Tarifs.

Commencer

Essayez les ordres d’atelier avec votre propre entreprise. Vous vous inscrivez vous-même dans l’app Klar-ID. Commencer, voir les tarifs ou nous contacter pour une démonstration.