Wie verwaltest du Werkstattaufträge im Fahrradladen digital?

Kurz gesagt: In Klar-ID legst du für jede Reparatur einen Werkstattauftrag an. Darin stehen Kunde, Fahrrad, Arbeiten, Ersatzteile und der aktuelle Arbeitsstand. So hat dein Team alle Informationen an einer Stelle – von der Annahme bis zur Abholung.

Warum ein Auftrag alles bündeln sollte

In einer Werkstatt kommt vieles zusammen. Ein Kunde bringt sein Fahrrad. Du notierst das Problem. Dann brauchst du Teile, machst einen Kostenvoranschlag und rufst den Kunden an. Wenn diese Informationen auf Zetteln, im Kopf und in verschiedenen Programmen liegen, geht leicht etwas verloren.

Ein digitaler Werkstattauftrag hält alles zusammen. Jeder im Team sieht, was zu tun ist und wie weit die Arbeit ist.

Die vier Schritte eines Auftrags

1. Annahme: Du erfasst Kunde und Fahrrad im Auftrag und hältst das Anliegen fest. Ist das Fahrrad schon bekannt, findest du es über die vorhandenen Daten wieder.
2. Kostenvoranschlag: Du stellst Arbeiten und Teile zusammen. Der Kunde bekommt ein Angebot zur Freigabe.
3. Reparatur: Du führst die Arbeiten aus. Teile nimmst du aus dem Lager oder bestellst sie. Den Arbeitsstand hältst du aktuell.
4. Abschluss: Du benachrichtigst den Kunden, wenn das Fahrrad abholbereit ist. Bei der Abholung schliesst du den Auftrag ab.

Den Arbeitsstand auf einen Blick sehen

Jeder Auftrag hat einen Stand, zum Beispiel «In Arbeit», «Wartet auf Teil» oder «Klärung». Fehlt ein Teil noch, zeigt der Auftrag «Wartet auf Teil». Dein Team kann den Stand auch selbst setzen. So weisst du am Morgen sofort, welche Fahrräder bereit sind und welche warten.

Kunden- und Fahrraddaten nur einmal eingeben

Kunde und Fahrrad gibst du nur einmal ein. Beim nächsten Auftrag wählst du sie einfach aus. Die erledigten Arbeiten bleiben mit dem Fahrrad verbunden. Beim nächsten Besuch siehst du in der Servicehistorie, was zuletzt gemacht wurde.

Mehrkosten sauber klären

Manchmal zeigt sich erst bei der Reparatur, dass mehr zu tun ist. Der Kunde kann Änderungen am Angebot freigeben oder ablehnen, etwa Mehrkosten über dem vereinbarten Rahmen. So gibt es bei der Abholung keine Überraschung.

Für wen das passt

Werkstattaufträge sind für Bikeshops mit eigener Werkstatt gedacht: vom kleinen Fahrradladen bis zur Werkstatt mit mehreren Mechanikerinnen und Mechanikern. Mehr Details findest du auf der Seite Werkstattaufträge. Wie Kunden und Fahrräder zusammenhängen, erklärt der Artikel Kunden- und Fahrradakten.

Häufige Fragen

Muss ich Kunden- und Fahrraddaten bei jedem Auftrag neu eingeben?

Nein. Du verknüpfst den Auftrag mit einem vorhandenen Kunden und Fahrrad. Neue Fahrräder erfasst du einmal.

Wie sehe ich, welche Aufträge auf Teile warten?

Solange benötigte Teile noch nicht da sind, zeigt der Auftrag «Wartet auf Teil».

Was kosten Werkstattaufträge in Klar-ID?

Werkstattaufträge gehören zum Bikeshop. Der Bikeshop kostet CHF 29 / EUR 29 netto pro Monat. Die ersten 30 Tage sind kostenlos, nachdem du dich vollständig registriert und eine Zahlungsart hinterlegt hast. Monatlich kündbar.

Jetzt starten

Probier Werkstattaufträge mit deinem eigenen Betrieb aus. Du registrierst dich selbst in der Klar-ID-App. Jetzt starten, die Preise ansehen oder für eine Vorführung Kontakt aufnehmen.