Hoe kom je in de fietsenwinkel van offerte tot factuur?

Kort gezegd: in Klar-ID maak je een offerte in de werkplaatsorder. De klant keurt die goed. Na het werk maak je de factuur vanuit dezelfde order. Werkzaamheden en onderdelen hoef je niet opnieuw in te voeren.

Waarom dubbel invoeren tijd kost

Veel werkplaatsen schrijven de offerte op de ene plek en de factuur op een andere. Dan typ je werkzaamheden en onderdelen twee keer. Dat kost tijd en er sluipen fouten in. Een onderdeel ontbreekt op de factuur, of een prijs klopt niet.

De weg in Klar-ID

1. Offerte: in de werkplaatsorder stel je werkzaamheden en onderdelen samen. De klant krijgt een aanbod ter goedkeuring.
2. Goedkeuring: de klant accepteert het aanbod. Verandert er iets, bijvoorbeeld meerkosten boven de afgesproken grens, dan kan hij de wijziging goedkeuren of afwijzen.
3. Reparatie: je voert het werk uit. Alles wat gebruikt wordt, staat in de order.
4. Factuur: je rondt de order of verkoop af en maakt de factuur.
5. Betaling: je legt de betaling van de factuur vast.

Duidelijke afspraken met de klant

Een offerte vóór de reparatie schept duidelijkheid. De klant weet wat hem te wachten staat. Jij weet dat je kunt beginnen. Bij meerkosten haal je de goedkeuring op voordat je verdergaat.

Wat er daarna gebeurt

Inkomsten en uitgaven houd je bij in het kasboek. Factuur- en kassagegevens kun je exporteren voor je boekhouder en de administratie. Meer in het artikel Het kasboek in de fietsenwinkel.

Heb je e-facturen nodig? Klar-ID maakt en ontvangt e-facturen in de formaten XRechnung en ZUGFeRD. Het artikel Wat is een e-factuur? legt het uit.

Wat er in Bikeshop zit

Offertes, facturen en kasboek horen bij Bikeshop. Alle details op de pagina Kassa en kasboek en op de pagina Werkplaatsorders.

Veelgestelde vragen

Moet ik werkzaamheden en onderdelen opnieuw invoeren voor de factuur?

Nee. De factuur ontstaat direct uit de werkplaatsorder of de verkoop. Werkzaamheden en onderdelen die in de order staan, worden zonder nieuwe invoer gefactureerd. Je rondt de order af, maakt de factuur en legt de betaling vast. Inkomsten en uitgaven staan daarna in het kasboek en kun je exporteren voor je boekhouder en de administratie. Meer op de pagina Kassa en kasboek.

Kan de klant de offerte goedkeuren?

Ja. In de werkplaatsorder stel je werkzaamheden en onderdelen samen, en de klant krijgt een aanbod ter goedkeuring. Verandert er tijdens de reparatie iets, bijvoorbeeld meerkosten boven de afgesproken grens, dan kan de klant die wijziging goedkeuren of afwijzen voordat je verdergaat. Zo weet de klant wat hem te wachten staat en zijn er bij het ophalen geen verrassingen. De factuur maak je daarna vanuit dezelfde order.

Zitten offertes en facturen in Bikeshop?

Ja. Offertes, facturen en kasboek horen bij Bikeshop. Bikeshop kost CHF 29 / EUR 29 netto per maand. Inbegrepen zijn werkplaatsorders, klant- en fietsbeheer, voorraad, bestellen, offertes, facturen en kasboek. De eerste 30 dagen zijn gratis zodra je de registratie volledig hebt afgerond en een betaalmethode hebt toegevoegd. Daarna is Bikeshop maandelijks opzegbaar. Extra services zoals Kasse Cloud TSE, SoftPOS en Klari zijn niet inbegrepen en kosten extra. Alle details op de pagina Prijzen.

Nu starten

Maak je eerste factuur direct vanuit een order. Je registreert je zelf in de Klar-ID-app. Nu starten, prijzen bekijken of neem contact op voor een demo.